ขั้นตอนในการพัฒนาระบบสารสนเทศ
ขั้นตอนในการพัฒนาสารสนเทศ
การพัฒนาระบบสารสนเทศ เป็นงานใหญ่ที่เกี่ยวข้องทั้งในด้านงบประมาณ ทรัพยากรขององค์การ และระยะเวลา แต่สิ่งสำคัญอันดับแรกที่จะช่วยให้การพัฒนาระบบประสบความสำเร็จคือผู้ใช้ระบบจะต้องให้ข้อมูลแก่ทีมงานพัฒนาระบบในด้านต่างๆ โดยที่การพัฒนาระบบให้ประสบความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยดังต่อไปนี้
1.ผู้นำและผู้ใช้ระบบมีส่วนร่วมตลอดกระบวนการ
2.การวางแผนพัฒนาระบบถูกดำเนินการอย่างถูกวิธี
3.มีแนวทางที่แน่นอนในการออกแบบและทดสอบชุดคำสั่ง
4.เอกสารที่ใช้ประกอบในกระบวนการพัฒนาระบบมีความสมบูรณ์
5.มีการวางแผนและฝึกอบรมผู้ใช้ระบบที่ดี
6.มีการตรวจสอบหลังการติดตั้งระบบใหม่เป็นระยะ
7.มีการวางแผนให้มีกระบวนการในการบำรุงรักษาที่ง่าย
8.การเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต
ในการพัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ หรือที่เรียกว่า SA นั้นมีบทบาทสำคัญเป็นอย่างมากในการพัฒนาระบบ หน้าที่หลักของนักวิเคราะห์ระบบคือ การวางแผน การวิเคราะห์ระบบและการออกแบบระบบ
โดยปกติทีมงานพัฒนาระบบประกอบด้วยบุคลดังต่อไปนี้ คณะกรรมการ ผู้จัดการระบบสารสนเทศ ผู้จัดการโครงการ นักวิเคราะห์ระบบ นักเขียนโปรแกรม เจ้าหน้าที่รวบรวมข้อมูลและผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป โดยที่การพัฒนาระบบจะสามารถทำได้อยู่ 4 วิธีคือ วิธีเฉพาะเจาะจง วิธีสร้างฐานข้อมูล วิธีจากล่างขึ้นบน และวิธีจากบนลงล่าง
การพัฒนาระบบสารสนเทศจะมีกระบวนการการพัฒนาระบบแบ่งได้ 5 ขั้นตอนคือ
1.การสำรวจเบื้องต้น
2.การวิเคราะห์ความต้องการ
3.การออกแบบระบบ
4.การจัดหาอุปกรณ์ของระบบ
5.การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา
1. การสำรวจเบื้องต้น (Preliminary Investigation)
เป็นขั้นตอนแรกของการวิเคราะห์และพัฒนาระบบสารสนเทศ โดยผู้พัฒนาระบบจะสำรวจหาข้อมูลในประเด็นต่าง ๆ เกี่ยวกับระบบงาน ได้แก่ ปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน ความเป็นไปได้ของการพัฒนาระบบที่ต้องการ สิ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกลยุทธ์ในการดำเนินงาน และประมาณการของค่าใช้จ่ายที่ต้องใช้ โดยข้อมูลที่ได้จะนำเสนอให้กับผู้บริหารของหน่วยงานเพื่อที่จะตัดสินใจว่าองค์การสมควรที่จะมีการพัฒนาระบบสารสนเทศหรือไม่ และระบบสารสนเทศทีจะพัฒนาขึ้นสมควรจะมีลักษณะเป็นเช่นไร
สำรวจปัญหา
สาเหตุของปัญหาจากการดำเนินงานในปัจจุบัน ความเป็นไปได้กับการสร้างระบบใหม่ การกำหนดความต้องการระหว่างผู้วิเคราะห์กับผู้ใช้งาน โดยข้อมูลเหล่านี้ได้จากการรวบรวมข้อมูลจากการดำเนินงานต่างๆ ไม่สามารทราบข้อมูลในอำเภอและข้อมูลต่างๆและสถานที่ท้องเที่ยวได้ทั้งหมด
ความเป็นไปได้
เราสามารถลงพื้นที่ สอบถามข้อมูลในการทำงานได้ ผ่านคนในชุมชนได้ สิ่งที่นำเสนอลงไปคือข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงทั้งหมด
ค่าใช้จ่ายในระบบ
ยังไม่มีค่ายใช้จ่ายในระบบ แต่มีค่าใช้จ่ายในการลงพื้นที่
2. วิเคราะห์ความต้องการ (Requirements Analysis)
เป็นขั้นตอนที่มุ่งเจาะลึกลงในรายละเอียดที่มากกว่าในขั้นสำรวจเบื้องต้น โดยเฉพาะในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ การใช้งานในแต่ละด้านของระบบใหม่ ข้อเด่นและข้อด้อยของวิธีการทำงานในปัจจุบัน ตลอดจนการจัดทำรายงานสรุปเพื่อนำเสนอต่อฝ่ายจัดการสำหรับทำการตัดสินใจ
ค้นหาความต้องการผู้ใช้ การใช้งานแต่ละด้านระบบใหม่ข้อเด่นข้อด้อยเสนอฝ่ายจัดการตัดสินใจ
เป็นขั้นตอนของการวิเคราะห์การดำเนินงานของระบบปัจจุบัน โดยการนำความต้องการที่ได้มาจากขั้นตอนแรกมาวิเคราะห์ในรายละเอียด เพื่อทำการพัฒนาเป็นแบบจำลองซึ่งประกอบด้วย แผนภาพข้อมูล คำอธิบายการประมวลผลข้อมูล ทำให้ทราบถึงรายละเอียดขั้นตอนการดำเนินงานในระบบว่าประกอบด้วยอะไรบ้าง มีความเกี่ยวข้องหรือสัมพันธ์กับสิ่งใด
- ข้อเด่น ข้อมูลที่เราจัดทำลงไปเป็นข้อเท็จจริงทั้งหมด
- ข้อด้อย เราลงเพื่อนที่ไม่เป็นที่ เราไม่ค่อยทราบแหล่งข้อมูลสถานที่ท่องเที่ยว
3. การออกแบบระบบ (System Design)
ทีมงานพัฒนาระบบจะทำการออกแบบรายละเอียดในส่วนต่าง ๆ ของระบบสารสนเทศ ได้แก่ การแสดงผลลัพธ์ การป้อนข้อมูล กระบวนการการเก็บรักษา การปฏิบัติงาน และบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับระบบงานใหม่ เพื่อเป็นแนวทางในการจัดหาอุปกรณ์ต่าง ๆ สำหรับนำมาพัฒนาเป็นระบบใหม่ต่อไป
ออกแบบการแสดงผลลัพธ์การป้อนข้อมูล การเก็บรักษา การปฏิบัติงาน และบุคคลกร
เป็นขั้นตอนการหาผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์ มาพัฒนาให้สอดคล้อง โดยการออกแบบจะเริ่มจากส่วนของอุปกรณ์และเทคโนโลยีต่างๆ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่นำมาพัฒนา การออกแบบจำลองข้อมูล การออกแบบรายงานบนบล็อกเกอร์ การออกแบบบล็อกเกอร์ ทวิต และเพจเฟสบุ๊ค และการออกแบบจอภาพในการติดต่อกับผู้ใช้งาน
4. จัดหาอุปกรณ์ (System Acquisition)
ทีมงานพัฒนาระบบจะต้องกำหนดส่วนประกอบของระบบทั้งในด้านของอุปกรณ์และชุดคำสั่ง ตลอดจนบริการต่าง ๆ ที่ต้องการจากผู้ขาย ปกติทีมงานพัฒนาระบบจะต้องทำการจัดหาสิ่งที่ต้องการ โดยเปิดให้มีการยื่นข้อเสนอจากผู้ขายอุปกรณ์ต่าง ๆ โดยทีมพัฒนาระบบจะพิจารณาตัดสินข้อเสนอของผู้ขายแต่ละราย เพื่อนำอุปกรณ์และส่วนประกอบของระบบมาติดตั้งและพัฒนาเป็นระบบใหม่ต่อไป
จัดหา Hardware และ Software
- Hardware
เครื่องมือหรืออุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้งานในระบบสารสนเทศ ช่วยในการสร้างข้อมูลต่างๆในการทำงาน เช่น อุปกรณ์สำนักงานและเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ โดยฮาร์ดแวร์ที่สำคัญที่สุดในระบบสารสนเทศ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์ของเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งได้ตามหน่วยการทำงาน
- Software
โปรแกรม คือชุดคำสั่งที่เรียงเป็นลำดับขั้นตอนเพื่อสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานและประมวลผลข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ ปัจจุบันซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการทำงานระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์กร ในการทำงานต่างๆ
5. การบำรุงรักษา (System Implement and Maintenance)
ทีมงานพัฒนาระบบจะควบคุมและดูแลการติดตั้งอุปกรณ์ต่าง ๆ ของระบบใหม่โดยดำเนินการด้วยตนเองหรือจ้างผู้รับเหมา ทีมงานพัฒนาระบบต้องทดสอบการใช้งานว่า ระบบใหม่สามารถปฏิบัติงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์และรูปแบบที่ได้ทำการออกแบบไว้หรือไม่ นอกจากนี้การติดตั้งควรที่จะสำเร็จตามตารางที่กำหนด เพื่อให้ระบบสามารถใช้งานแทนที่ระบบเก่าได้ทันเวลา นอกจากนี้ทีมงานพัฒนาระบบยังมีหน้าที่กำหนดกฎเกณฑ์ในการประเมินและการบำรุงรักษาระบบอย่างสม่ำเสมอ เพื่อปรับปรุงและบำรุงรักษาให้ระบบใหม่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยาวนานที่สุดตลอดอายุของระบบ
การบำรุงรักษาระบบเป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการพัฒนาระบบ หลังจากที่ทำการติดตั้งระบบงานใหม่เสร็จเรียบร้อยแล้ว เมื่อถึงระยะเวลาหนึ่งระบบอาจต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้ทันต่อยุคสมัยหรือปรับปรุงข้อผิดพลาดให้ถูกต้อง การบำรุงรักษาระบบเป็นการยืดอายุระบบงานให้ใช้ต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ทดสอบระบบไปตามวัตถุประสงค์
การทดสอบระบบก่อนที่จะนำไปปฏิบัติการใช้งานจริง โดยจะทำการทดสอบข้อมูลเบื้องต้นก่อน ด้วยการสร้างข้อมูลจำลองเพื่อตรวจสอบการทำงานของระบบ หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นก็ย้อนกลับไปในขั้นตอนการพัฒนาโปรแกรมใหม่
ติดตั้งตามตารางเวลาที่กำหนด
หลังจากที่ได้ทำการทดสอบจนมีความมั่นใจแล้วว่าระบบสามารถทำงานได้จริง และตรงกับความต้องการของผู้ใช้ระบบ จากนั้นจึงดำเนินการติดตั้งระบบเพื่อใช้งานจริงต่อไป
กำหนดเกณฑ์ประเมินและบำรุงรักษา
การปรับปรุงแก้ไขระบบหลังจากที่ได้มีการติดตั้งและใช้งานแล้ว ในขั้นตอนนี้อาจเกิดปัญหาของโปรแกรม ซึ่งโปรแกรมเมอร์จะต้องรีบแก้ไขให้ถูกต้อง หรือเกิดจากความต้องการของผู้ใช้งานที่ต้องการเพิ่มการทำงานอื่นๆ ซึ่งทั้งนี้ก็จะเกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้ที่เคยตกลงกันก่อนหน้า
การพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพยังต้องมีกระบวนการ หรือขั้นตอนในการพัฒนาระบบที่ดี ประการสำคัญทีมพัฒนาระบบต้องเข้าใจกระบวนการพัฒนาระบบเป็นอย่างดี เพื่อให้สมาชิกแต่ละคนได้รู้หน้าที่และความรับผิดชอบของตนเองอย่างชัดเจน ซึ่งจะส่งผลให้การดำเนินงานพัฒนาระบบเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ และสามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว
****************************************************************
